Karriere

Mitarbeiterin/Mitarbeiter (m/w/div) für die Veranstaltungsorganisation

Das Kiel Institut für Weltwirtschaft (IfW Kiel) versteht sich als das Forschungsinstitut für Globalisierungsfragen in Deutschland. Unsere Forscherinnen und Forscher untersuchen die Triebkräfte und Folgen internationaler wirtschaftlicher Aktivität, der Integration und Desintegration globaler Märkte sowie Möglichkeiten und Grenzen politischen Handelns in offenen Volkswirtschaften. Mit dem Wissen aus der Forschung beraten unsere Fachleute die deutsche, europäische und internationale Politik sowie Institutionen, Verbände und Unternehmen. Den Austausch mit der Öffentlichkeit jenseits der Wissenschaft sehen wir als strategische Kernaufgabe des Instituts und seiner Forscherinnen und Forscher.

Um diese Aufgaben erfüllen und den Wissenstransfer zu verstärken, vernetzt das IfW Kiel Stakeholder, Partner und Akteurinnen und Akteure aus Wissenschaft, Wirtschaft und Politik in verschiedenen Veranstaltungsformaten und

sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Teilzeit eine/n

Mitarbeiterin/Mitarbeiter (m/w/div) für die Veranstaltungsorganisation

Die Vergütung erfolgt je nach Qualifikation und den Tätigkeiten bis zur Entgeltgruppe 8 TV-L.
Es handelt sich um eine Halbtagsstelle mit 19,35 Stunden/Woche, die gem. Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG) zunächst auf 2 Jahre befristet ist.

Ihre Aufgaben sind

  • Organisation, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen (in Präsenz und digital) wie z.B. Konferenzen, Workshops, Preisverleihungen in deutscher und englischer Sprache
  • Teilnehmenden-Management unter Verwendung des internen CRM-Systems von der Einladung, über die Kommunikation mit Referenten und Gästen, bis zum Einlass und der Gästebetreuung zur Veranstaltung
  • Konzeption und Konfektion von veranstaltungsrelevanten Dokumenten, Unterlagen und Equipment
  • Einholen und Vergleichen von Angeboten für Veranstaltungsdienstleistungen, Location Scouting für Veranstaltungen
  • Erstellung von Abläufen und Einsatzplänen für Veranstaltungen
  • Mitarbeit bei der Weiterentwicklung von Veranstaltungsformaten sowie deren Transformation in digitale und Präsenzveranstaltungen im Team und mit anderen Abteilungen
  • Unterstützung der Öffentlichkeitsarbeit (Korrekturlesen, Bearbeitung von Textdokumenten nach spezifischen Layoutvorgaben, Pflege von Webseiten, Erstellung von Präsentationen)
  • Allgemeine Büroorganisation

Wir erwarten von Ihnen

  • Eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung mit Schwerpunkt im Marketing und/oder der Veranstaltungsorganisation
  • Mindestens einjährige nachgewiesene Berufserfahrung in der Veranstaltungsorganisation sowie in der Umsetzung von digitalen Veranstaltungsformaten, Schwerpunkt WebEx, Zoom und MS Teams
  • Ausgeprägte Kommunikationskompetenz sowie ein souveränes Auftreten im Umgang mit Stakeholdern, Gästen und Kolleginnen und Kollegen
  • Bereitschaft zur Anpassung der Arbeitszeiten an das Arbeitsaufkommen
  • Zeitliche Flexibilität für die Betreuung von Veranstaltungen auch am Nachmittag, Abend oder am Wochenende sowie Bereitschaft für Dienstreisen (regional und überregional)
  • Körperliche Belastbarkeit zur Durchführung von Veranstaltungen (z. B. langes Stehen/Sitzen)
  • Exzellente Deutschkenntnisse und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Ausgezeichnete Kenntnisse des MS-Office-Pakets, insbesondere Word, Excel, PowerPoint sowie Bereitschaft zur Einarbeitung und Verwendung des institutsinternen CRM-Systems für das Teilnehmenden-Management
  • Loyalität, diplomatisches Geschick sowie Freude an der Arbeit im Team
  • Eine ausgeprägte Servicebereitschaft und Hands-on-Mentalität

Von Vorteil wären darüber hinaus

  • IHK-Lehrgang im Eventmanagement
  • Kenntnisse in Content Management Systemen
  • Kenntnisse Adobe InDesign

Wir wünschen uns eine engagierte Persönlichkeit, die auch in Stresssituationen die Ruhe und den Überblick bewahrt. Als Teil eines qualifizierten Teams sind Sie in der Lage, kreativ und mit vorausschauender Denke die Veranstaltungen und kommunikativen Maßnahmen des IfW Kiel mitzugestalten und sich zu vernetzen.

Dazu bieten wir Ihnen in einem internationalen Forschungsinstitut ein attraktives Umfeld.

Wir streben eine zeitnahe Besetzung der Stelle an. Für fachliche Fragen zur ausgeschriebenen Stelle wenden Sie sich bitte an unsere Event-Managerin, Tanja Hagelberg.

Das Kiel Institut für Weltwirtschaft ist bestrebt, den Anteil der Frauen unter den Beschäftigten zu erhöhen und fordert deshalb qualifizierte Bewerberinnen nachdrücklich auf, sich zu bewerben. Das IfW Kiel setzt sich für die Beschäftigung von Menschen mit Behinderungen ein. Daher werden schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber und ihnen Gleichgestellte bei entsprechender Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Bitte bewerben Sie sich über das Bewerbungsformular unter der Online-Stellenanzeige mit aussagekräftigen Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Notenübersicht) und Arbeitsproben, unter der Kenn-Nr. „04_22_MA_Veranstaltung_02“.

Auf die Vorlage von Bewerbungsfotos wird ausdrücklich verzichtet.

Bei Fragen zu dieser Stelle, wenden Sie sich bitte an

Auf einen Blick

  • Halbtagsstelle mit 19,35 Stunden/Woche im Veranstaltungsmanagement

  • Vergütung je nach Qualifikation und Tätigkeiten bis zur Entgeltgruppe 8 TV-L.

  • Kenn-Nr.: „04_22_MA_Veranstaltung_02“

Bewerbungsformular

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Bewerbungsunterlagen

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Bitte laden Sie Ihre Bewerbung in max. 4 PDF-Dokumenten mit insgesamt maximal 20 MB hoch!

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Das IfW Kiel als Arbeitgeber

Neun Gründe für Kiel